Informační memorandum

(Informace o zpracování osobních údajů)

 

Jihoměstská majetková a.s., včetně svých poboček, organizačních složek, (dále jen JMM) považuje osobní údaje za důvěrné, zachovává o nich mlčenlivost a dbá o ochranu vašich osobních údajů (dále jen OÚ). JMM zpracovává údaje transparentně, korektně a v souladu s platnými zákony na ochranu OÚ, včetně Obecného nařízení na ochranu OÚ (dále jen GDPR). JMM klade důraz na bezpečnost při zpracovávání osobních údajů, na výběr smluvních partnerů a striktní dodržování pravidel.

 

Cíle při nakládání s OÚ

Cílem je zajistit dostatečnou ochranu OÚ při jejich zpracovávání. Ať nám byly OÚ svěřeny na základě smlouvy nebo souhlasu či je zpracováváme na základě zákona, který nám to určuje či umožňuje, náš postup při jejich ochraně ctí tato pravidla:

  1. minimalizovat jejich nutný rozsah;
  2. chránit je;
  3.  kontrolovat přístup k nim;
  4. vymazat je, když už nejsou aktuální a potřebné.

 

Konkrétní zásady a postupy při zpracování.

OÚ jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tj. osoby, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat prostřednictvím odkazu na identifikátor, jako je jméno, identifikační číslo, údaje o umístění, on-line identifikátor, nebo odkazu na jeden či více faktorů specifických pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, duševní, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu této fyzické osoby.

OÚ jsou shromažďovány různými způsoby, a to jak on-line, tak off-line. Ke shromažďování OÚ dochází při výkonu povinností JMM, nebo při nákupu zboží či služeb, při uzavírání smluv nebo komunikaci s občany a ostatními subjekty, nebo při návštěvách a používání našich webových stránek. 

 

Správce osobních údajů:

Jihoměstská majetková a.s., Ocelíkova 672, 149 41 Praha 4 - Háje, pověřenec pro ochranu osobních údajů – Michal Merta MBA, MSc, LL.M. , tel. č. +420 910 120 469 email: dpo@jihomestska.cz

 

Kategorie osobních údajů:

Mezi osobní údaje, které shromažďujeme a zpracováváme, patří mimo jiné:

  • Adresní a identifikační údaje;
  • Údaje, jejichž zpracování nám ukládá zákonná povinnost;
  • Informace, které nám byly poskytnuty při dřívější komunikaci;
  • Informace potřebné k zajištění bezpečnosti, ochrany zdraví a majetku.

 

Jedná se například o: Adresa místa trvalého pobytu; Adresy předchozích míst trvalého pobytu; Datová schránka; Datum narození; Datum, místo, okres a stát uzavření manželství; Datum, místo, okres a stát vzniku partnerství; Doklady o důchodu; Doklady o vzdělání; Doručovací adresa; Email; Invalidita, zdravotní znevýhodnění; Jméno, popřípadě jména; Jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení a rodné číslo dítěte; Jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení a rodné číslo manžela nebo partnera; Místo a okres narození; Místo narození; Místo pobytu; Obsah rozsudku soudu; Omezení svéprávnosti; Platový výměr; Podpis; Pohlaví; Popisné údaje na záznamovém zařízení: vzhled, činnost, doba, audio záznam; Předchozí zaměstnavatel; Rodinný stav; Rodné číslo; Stát narození; Státní občanství a datum jeho nabytí nebo pozbytí, popřípadě více státních občanství a data jejich nabytí nebo pozbytí; Státní příslušnost; Stav;  Titul;  Trvalé bydliště; Údaje o opatrovníkovi; Údaje o oprávněné osobě; Údaje o osvojenci; Zákaz pobytu, místo zákazu pobytu a doba jeho trvání, datum nabytí právní moci rozhodnutí soudu nebo správního orgánu o zákazu pobytu; Zdravotní pojišťovna; Zdravotní prohlídky a další údaje.

 

Právní základ pro zpracování OÚ:

Zpracování OÚ se řídí níže uvedenými právními předpisy: zák. č. 89/2012 Sb. – občanský zákoník; zák. č. 563/1991 Sb., zákon o účetnictví; zák. č. 106/1999 Sb. – zákon o svobodném přístupu k informacím; zák. č. 262/2006 Sb. – zákoník práce; zák. č. 634/1992 Sb. – zákon o ochraně spotřebitele a o změně některých zákonů a další legislativa.

 

  • zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
  • subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých OÚ pro jeden či více konkrétních účelů;
  • zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;
  • zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu OÚ, zejména pokud je subjektem údajů dítě.

 

  Účely zpracování:

  • správa smluvních závazků a probíhajícího smluvního vztahu, včetně jednání se smluvními stranami;
  • plnění povinností v pracovně právních vztazích se zaměstnanci JMM;
  • zajišťování bezpečnosti našich webových stránek, sítí, systémů a areálů a rovněž ochrana JMM proti podvodům a v soudních sporech;
  • správa našich každodenních obchodních potřeb, například zpracování úhrad a správa finančních účtů, správa smluv, správa webových stránek, vedení JMM, audit, kontrola, vykazování a dodržování právních předpisů.

 

 Příjemci OÚ:

  • dle požadavků zákona: OÚ týkající se jednotlivců můžeme zpřístupňovat subjektům, u kterých nám poskytnutí údajů ukládá zákon, např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, České národní bance, správci daně, v rozsahu vyžadovaném zákonem. V případech, kdy je to přípustné podle zákona, můžeme tyto údaje poskytovat také třetím stranám, pokud je to nutné k prokazování, uplatňování nebo ochraně právních nároků;
  • třetí strany: veškeré zpracovávání těchto OÚ bude probíhat podle našich pokynů a bude v souladu s původními účely.

Se souhlasem subjektu údajů mohou být jeho OÚ poskytnuty i případně dalším subjektům.

 

Doba uchovávání zpracovávání OÚ

OÚ budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k realizaci a ochraně práv a povinností plynoucích ze smluvních vztahů a dále po dobu vyplývající z právních předpisů, případně po dobu specifikovanou v souhlasu subjektu údajů.  

 

Ochrana OÚ

OÚ jsou zpracovávány manuálně i automatizovaným způsobem v informačních systémech. Jsou uplatňována vhodná technická, fyzická a organizační opatření, která jsou přiměřeně navržena tak, aby zajišťovala ochranu OÚ před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, úpravami, nepovoleným zveřejněním nebo přístupem a dalšími formami nezákonného zpracování. Veškeré osoby, které přijdou do styku s osobními údaji při plnění svých pracovních nebo smluvních povinností, jsou vázány povinností mlčenlivosti jak o OÚ samotných, tak i o bezpečnostních opatřeních k jejich ochraně; tato povinnost trvá neomezeně i po skončení zaměstnání nebo příslušného vztahu. Přístup k OÚ je omezen na oprávněné příjemce, kteří tyto údaje potřebují znát. Udržujeme ucelený systém informační bezpečnosti, jehož rozsah je úměrný rizikům spojeným se zpracováváním údajů.  Tento systém je neustále přizpůsobován za účelem zmírnění provozních rizik a k ochraně OÚ při zohlednění uplatňovaných postupů. Při zpracovávání jakýchkoli citlivých OÚ jsou rovněž uplatňovány rozšířená bezpečnostní opatření. 

 

Práva subjektů údajů při zpracovávání OÚ:

Subjekt údajů má právo v relevantních případech a do míry přípustné podle platného zákona se na nás obracet za účelem uplatnění: 

  • práva mít přehled, které osobní údaje zpracováváme - právo na přístup k údajům a další související informace, práva třetích stran však tímto nesmí být dotčena;
  • práva na opravu nebo aktualizaci nepřesných nebo neaktuálních OÚ - v případě, že jsou OÚ subjektu údajů nesprávné, nepřesné, samozřejmě budou opravena; s přihlédnutím k účelům, pro které jsou údaje zpracovávány, dále je i právo na doplnili neúplných údajů;
  • práva na výmaz OÚ (zapomenutí) - pokud dochází k jejich zpracování v rozporu s ochranou definovanou příslušnou legislativou nebo v rozporu s uděleným souhlasem, nebo pokud byl souhlas odvolán;
  • práva na omezení zpracování - v případě požadavku subjektu údajů, aby jeho OÚ byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo si subjekt údajů přeje OÚ blokovat;
  • práva vznést námitku proti zpracování - pokud subjekt údajů zjistil nebo se jen domnívá, že zpracování OÚ je prováděno v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, má možnost se na nás obrátit a požádat o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu;
  • práva na přenositelnost údajů - pokud si subjekt údajů přeje, abychom byly poskytnuty jeho OÚ jinému správci, resp. jiné společnosti, budou tyto OÚ předány v odpovídajícím formátu, určenému subjektu, pokud v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky;
  • práva na odvolání souhlasu ke zpracování osobních údajů v případech, kdy ke zpracování OÚ subjektu údajů vyžaduje jeho souhlas;

a dalších práv podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů. 

 

Právo na omezení marketingu

Pokud byl udělen souhlas pro marketing nebo subjektu údajů z jiného oprávněného titulu od JMM chodí obchodní nabídky, může subjekt údajů svůj souhlas kdykoli odvolat nebo se ze zasílání nabídek odhlásit následujícími způsoby:

  • pokud již nechce, abychom mu telefonovali, v rámci hovoru nám to sdělí;
  • může tento požadavek zaslat písemně na emailovou adresu JMM viz. níže, případně na adresu společnosti.

 

Práva uplatňujte zasláním na tuto emailovou adresu: dpo@jihomestska.cz

 

Naplnění práv subjektu údajů je umožněno bezplatně a ve lhůtě do 30ti dnů od podání žádosti. Případně je možné uplatnit právo na podání stížnosti u Dozorového orgánu, kterým je úřad na ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz/).

 

Úpravy dokumentu Informační memorandum

JMM si vyhrazuje správo kdykoli provádět změny, úpravy a aktualizace tohoto dokumentu.

 

Datum účinnosti tohoto dokumentu: 25.5. 2018